Etkinlik akreditasyonu, bir organizasyona kimlerin, hangi alanlara ve hangi günlerde girebileceğinin önceden belirlenip kimlik kartı ya da dijital kodla tanımlanmasıdır. Kayıttan farklı olarak yalnızca "kim geldi" sorusunu değil, "kim nereye girebilir" sorusunu da yanıtlar.
Kayıt ile akreditasyonun farkı
Kayıt, katılımcının bilgilerinin alınmasıdır. Akreditasyon ise bu kişiye bir yetki tanımlanmasıdır: genel katılımcı, konuşmacı, basın, görevli, VIP gibi gruplar farklı alanlara ve oturumlara erişir. Geçiş noktasında okunan kart ya da kod, kişinin kimliğini değil, sahip olduğu yetkiyi kontrol eder.
Yaka kartı mı, QR kod mu?
QR kodlu giriş, online kayıt sonrası e-postayla gönderilen kodla hızlı ve baskısız bir başlangıç sağlar; telefon ekranından okunabilir. Yaka kartı ise etkinlik boyunca görünür kimlik işlevi görür ve görevlilerin katılımcı grubunu bakarak ayırt etmesini kolaylaştırır. Birçok organizasyonda iki yöntem birlikte kullanılır: katılımcı QR koduyla ilk kez geldiğinde yaka kartı basılır, sonraki girişler kartla yapılır. RFID yaka kartları temassız ve hızlı okunur.
Akreditasyon süreci adım adım
Süreç genellikle ön kayıtla başlar. Ardından başvurular onaylanır ve her kişiye bir grup atanır. Sonra QR kodlar gönderilir ya da yaka kartları basılır. Etkinlik günü geçiş noktalarında yetki doğrulanır. Son aşamada katılım verileri raporlanır. Basın ve görevli akreditasyonunda onay adımı daha sıkıdır; kimlik ve kurum bilgisi kontrol edilir.
Kişisel veriler
Akreditasyon; ad, kurum, iletişim bilgisi ve bazen fotoğraf gibi kişisel veriler içerir. Bu veriler KVKK kapsamında aydınlatma metniyle toplanmalı, yalnızca etkinlik amacıyla işlenmeli ve süre sonunda silinmelidir. TGS Bilişim, ISO 27001 ve ISO 27701 sertifikalı veri yönetimi süreçleriyle çalışır.
Sıkça Sorulan Sorular
Akreditasyon her etkinlik için gerekli mi?+
Herkesin aynı alanlara girdiği açık etkinliklerde basit bir kayıt yeterli olabilir. Farklı katılımcı gruplarının farklı alanlara eriştiği kongre, zirve ve resmi etkinliklerde akreditasyon gerekir.
Yaka kartları etkinlik yerinde basılabilir mi?+
Evet. Kayıt masasındaki kart yazıcılarla katılımcı geldiğinde kişiye özel yaka kartı basılabilir.
QR kodun kopyalanıp başkasına verilmesi nasıl önlenir?+
Her QR kod tek bir kişiye tanımlanır. Geçiş kontrol sistemlerinde aynı kodla ikinci girişi engelleyen (anti-passback) ayar kullanılabilir; bu ayar etkinliğin ihtiyacına göre kurulumda belirlenir.