Kayıt masası, katılımcının etkinlikle ilk temas ettiği noktadır ve açılış saatindeki kuyruğun uzunluğunu doğrudan belirler. Masanın kaç noktadan oluşacağı katılımcı sayısına göre değişir, ancak her noktada bulunması gereken ekipman büyük ölçüde aynıdır. Bu yazıda bir kayıt masasının ekipman listesini ve her parçanın ne işe yaradığını anlatıyoruz.
Temel ekipman listesi
| Ekipman | Ne işe yarar | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Dizüstü bilgisayar | Kayıt yazılımının çalıştığı, katılımcının arandığı ve kaydedildiği cihaz | Kayıt masası için i5 işlemcili cihazlar yeterlidir |
| Yaka kartı yazıcısı | Katılımcıya özel kartın basılması | Hız kritikse termal yazıcı, renkli logo veya fotoğraf gerekiyorsa kart yazıcısı |
| Barkod okuyucu | Ön kayıtlı katılımcının barkod veya QR kodunun okunması | Telefon ekranındaki QR kodu okuyabilen model seçilmeli |
| El terminali | Alanda dolaşan görevlinin kayıt ve kontrol yapması | Kablosuz bağlantı ve pil süresi etkinlik süresine göre planlanmalı |
| Kiosk veya tablet | Kayıtsız gelen katılımcının kendi kaydını yapması | Kiosk moduna kilitlenmiş cihaz kullanılmalı |
| İnternet ve ağ cihazları | Kayıt noktalarının aynı veri tabanına bağlanması | Mekânın internetine ek olarak yedek bağlantı planlanmalı |
| Sarf malzemesi | Yaka kartı, etiket, yazıcı şeridi ve askı ipi | Katılımcı sayısına göre fazlasıyla hesaplanmalı |
Kayıt noktası sayısı nasıl belirlenir?
Belirleyici olan toplam katılımcı sayısı değil, açılıştaki en yoğun giriş saatidir. Ön kayıtlı katılımcıların yalnızca barkod okuttuğu hızlı hat ile yeni kayıt yapılan hat ayrılırsa kuyruk belirgin şekilde kısalır. Konuşmacı, basın ve VIP gibi gruplar için ayrı bir masa ayırmak da yoğunluğu azaltır.
Ekipman birbirine nasıl bağlanır?
Kayıt masasındaki bilgisayarlar, yazıcılar ve okuyucular aynı kayıt yazılımına bağlı çalışır. Bir katılımcı hangi noktadan kayıt olursa olsun bilgisi tüm noktalarda ve salon girişlerindeki okuyucularda anında görünür. Bu yüzden ağ altyapısı ekipman listesinin en az yazıcı kadar önemli bir parçasıdır.
Etkinlik günü kontrol listesi
Kapılar açılmadan önce her kayıt noktasında bir deneme kaydı yapılır ve test kartı basılır. Yazıcı şeritleri ve kart stoğu masanın yanında hazır tutulur. Ön kayıt listesinin yazılımda güncel olduğu doğrulanır. Sahada en az bir teknik görevli bulunur.
Sıkça Sorulan Sorular
Kayıt masası için hangi bilgisayar yeterli?+
Kayıt yazılımı ve ofis uygulamaları için i5 işlemcili dizüstü bilgisayarlar yeterlidir.
Termal yazıcı mı, kart yazıcısı mı seçilmeli?+
Katılımcı sayısı yüksek ve hız kritikse termal yazıcı tercih edilir. Renkli logo veya fotoğraflı kart gerekiyorsa kart yazıcısı ya da renkli baskı çözümü uygundur.
Mekânın interneti yeterli olmazsa ne yapılır?+
Kayıt noktaları için mekân internetinden bağımsız bir bağlantı kurulabilir. Mobil internet cihazları ve ağ ekipmanları bu amaçla kiralanabilir.